باسمه تعالي

طرح و آیین‌نامه نظام پيشنهادهای شرکت کربن ایران

(سهامی عام)

مديريت توسعه منابع انسانی و امور اداری

تیر 1386

فهرست مطالب

عنــــــوان صفــــــحه

آشنایی با نظام پیشنهادها 4

مقدمه 4

پیشینه نظام پیشنهادها 5

فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها 6

ویژگی‌های نظام پیشنهادهای موفق 6

آیین‌نامه نظام پیشنهادهای شرکت کربن ایران 8

ماده1- اهداف 8

ماده2- الزامات 9

ماده3- تعاریف 9

ماده4- محدوده کاربرد 9

ماده5- انواع پیشنهاد 10

ماده6- ارکان نظام 12

ماده7- شورای راهبری 12

ماده8– کمیته بهبود مستمر 13

ماده9– دبیرخانه 14 ماده10– گروه‌های تخصصی 15

ماده11– روش اجرایی نظام پیشنهاد 15

11-2– چگونگی ارائه پیشنهاد 18

11-3- چگونگی بررسی پیشنهاد 18

11-4- چگونگی اجرای پیشنهاد 19

ماده 12– ارزیابی و امتیازدهی پیشنهادهای پذیرفته شده 20

ماده 13– تعیین پاداش 22

ماده 14– چگونگی شماره‌دهی به مکاتبات نظام پیشنهادها 24

ماده 15– محاسبه شاخص‌های عملکرد نظام پیشنهادها 25

سایر موارد 26

نمودار

نمودار گردش کار نظام پیشنهادها 16

جداول

جدول1- مرجع تاییدکننده پیشنهادها 19

جدول2- ارزیابی و امتیازدهی به پیشنهادها 20

جدول2-1- چگونگی تهیه و ارائه پیشنهاد 20

جدول2-2- قابلیت اجرایی 21

جدول2-3- وجود ابتکار و نوآوری 21

جدول2-4- نوع پیشنهاد از نظر فردی یا گروهی بودن 21

جدول2-5- دامنه شمول پیشنهاد 21

جدول2-6- پیش‌بینی میزان تاثیر پیشنهاد 22

جدول2-7- میزان استقبال از پیشنهاد 22

جدول3- تعیین پاداش پیشنهاد 22

جدول4- برترین‌ها 24

آشنایی با نظام پیشنهادها

مقدمه:

در هر موسسه، سازمان و به طور كلي بنگاه اقتصادی همواره مي‌توان براي انجام امور به راه حل‌هاي بهتر و موثرتر از آنچه در حال حاضر معمول است، دست يافت. نقطه شروع براي اين دستيابي تفكر پيرامون اهداف، امكانات موجود و شناخت از شكاف‌ها و نارسائي‌ها و همچنين درك شرايط بروني و نهايتا" اثرگذاري بر اين عوامل است. اين اثرگذاري را مي‌توان در جهت بهبود كيفيت محصول، بهبود فرايند كار، افزايش رضايت مشتريان، افزايش توليد، كاهش هزينه‌ها و تقليل ضايعات، فناوري ،تنوع محصولات، و بالاخص افزايش توانمندي و آزادي تفكر نيروي انساني و امكان پرداختن به موارد والاتري كه با طبيعت جستجوگر و خلاق وي سازگار است، هدايت نمود. با ايجاد چنين تغييراتي است كه مي‌توان از ركود و سكون يك صنعت در ميان روش‌هاي سنتي و قديمي كه معمولا" منجر به غيرقابل رقابتي شدن محصولات و خدمات و از كارافتادگي بنگاه اقتصادي مي‌شود، جلوگيري نمود. مسیر رشد و تعالی سازمان‌ها از طریق مشارکت نظام‌مند کارکنان و احساس تعلق قوی سازمانی مقدور می‌گردد. سازمان‌های پیشرو، سازمان‌هایی هستند که با ایجاد محیط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ایده‌های تحول آفرین از بین می‌برند و ایشان را در این راه ترغیب می‌نمایند.

با این اعتقاد که هیچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مدیران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سریعترین و کم‌هزینه‌ترین روش ممکن پیشنهاد نخواهد کرد، به‌نظر می‌رسد دلسوزترین و مناسبترین مشاور، مدیر تغییر و اصلاحگر سیستم در درون سازمان متمرکز است. يكي از مهمترين عوامل موفقيت سازمان‌ها حاكميت روابط انساني مناسب بين مديران و كاركنان آن سازمان است. در سازمان‌هايي كه روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگيزه همكاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت. مشاركت كاركنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي‌دهد و چون كاركنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي‌كنند و مديريت به اين نظرات گوش مي‌دهد ارتباط بين مديريت و كاركنان بهبود می‌یابد وعواملی كه موجب نارضايتي مي‌شود كاهش يافته و يا از بين مي‌رود.

نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام‌های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمان‌ها ایفا می‌کند؛ نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به‌عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روش‌ها و حل مسائل و ارتقاء بهره‌وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح‌ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می‌کنند. این نظام در جهان به‌عنوان (Suggestion System) و اصلی‌ترین پایه و جوهر مدیریت کیفیت جامع ( TQM ) شناخته می‌شود.

نظام پیشنهادهای شرکت کربن ایران در جهت بهبود مستمر شرکت به‌منظور تعالی سازمانی و دستیابی به چشم انداز «پیشرو در منطقه، نقش آفرین در جهان» تدوین و اجرا می‌گردد. در واقع نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن می‌توان به یافته‌های ذهنی و اندیشه‌های سرمایه‌های انسانی در حل مسائل و ایجاد سؤالات جدید و راه‌حل‌های بهینه، در راستای فرهنگ تغییر و بهسازی و بهبود مستمر سازمان دست یافت. به‌عبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبری از دانایی و بگردش انداختن اندیشه است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می‌کند. آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به‌عنوان فلسفه به كارگيري آن مطرح است، افزايش توان شركت در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌كنندگان خدمات يا محصولات آن بنگاه از طريق ارج نهادن به فضايل و توانائي‌هاي انسان و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف شركت و نهايتا" به كارگيري صحيح تجربه، انديشه، آراء و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر بخش سازماني است.

پیشینه نظام پیشنهادها:

مشاركت يك مفهوم تاريخي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي‌كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارند بر مبناي مشورت به تصميم‌گيري بپردازند. مديريت مشاركتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت. مدیریت مشارکتی عبارتست از "بوجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمامی ذینفعان یک سازمان در روند تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند." نظام پذيرش و بررسي پيشنهادهاي كاركنان به‌عنوان يك ابزار اجرايي مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن است. اين نظام كه مبتني بر اصل انسان مداري است، براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش قائل است و به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد مديريتي هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون‌هاي موفق خود را گذرانيده است. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به‌عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایالات متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپنی‌ها با این سیستم در صنایع امریکا آشنا شدند و کم‌کم آن را در صنایع خود ترویج دادند. این نظام به‌طور فراگیر از دهه 1950 در شركت‌هاي توليدي- خدماتي كشور ژاپن به كار گرفته شد و سپس از سوي شركت‌هاي ديگر كشورهاي جهان پذيرفته و معمول گرديد. اين نظام از دهه 1360 در شماري از شركت‌هاي صنعتي كشور ايران نيز به اجرا گذاشته شد و با توجه به كاميابي‌هايي كه در اين گروه از شركت‌ها بدست آمده، مورد استقبال ديگر شركت‌ها و سازمان‌هاي صنعتي، توليدي و خدماتي قرار گرفته است.

در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندي كه اين نظام در شمار قابل توجهي از شركت‌ها و سازمان‌هاي داخلي و خارجي پديد آورده بود، دولت جمهوري اسلامي ايران نظر به اهميت و ضرورت نقش مشاركت كاركنان در بالا بردن كارایي و اثربخشي دستگاه‌هاي دولتي و افزايش رضايت و توان‌ كاري آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شوراي عالي اداري چنين تصويب كرد كه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در كليه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شركت‌ها، بانك‌ها و كليه دستگاه‌ها استقرار يابد.

فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها:

آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به‌عنوان فلسفه به‌کارگیری آن مطرح است، افزایش توان شرکت در مقابل خواست‌های متغیر ذی‌نفعان از طریق ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت می‌باشد. به‌طور کلی فلسفه به‌کارگیری نظام پیشنهادها را می‌توان به‌صورت زیر بیان کرد:

- ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان در محیط کار و برخورد با مشکلات کاری

- افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان

- همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه

- اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی

ویژگی‌های نظام پیشنهاد موفق:

زماني يك نظام پيشنهادها موفق است كه بتواند زمينه حضور و مشاركت فعال تمامي پرسنل شركت را در ارايه پيشنهادها فراهم سازد و به شكلي طرح‌ريزي شود كه وضعيت سواد كاركنان و يا ردة شغلي آنها مانعي براي مشاركت افراد نباشد. به‌طور كلي ويژگي‌هاي يك نظام پيشنهادهای موفق را مي‌توان به شرح زير بيان كرد:

- شركت فعال كليه كاركنان شرکت در ارايه پيشنهاد

- به‌حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پيشنهادها از طريق فرم هاي مخصوص

- سهولت روش‌هاي ارزيابي و تعيين پاداش‌ها

- سهولت و ساده بودن آيين‌نامه‌ها ودستور العمل‌هاي پرداخت جوايز

- شموليت پيشنهادهاي ارايه شده توسط كاركنان در تمامي زمينه‌ها

- سمت‌گيري پيشنهادهاي ارايه شده به سمت پيشنهادهاي گروهي

- كم بودن زمان ارزيابي و دادن جواب به پيشنهاددهنده

- مشاركت پيشنهاددهندگان در اجراي پيشنهادها

- هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط

- صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم‌ها در اثر اجرای پیشنهاد

- ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد

آیین‌نامه نظام پیشنهادهای شرکت کربن ایران (سهامی عام)

آیین‌نامه نظام می‌بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادی و ساختار سازمانی شرکت باشد. در آئين‌نامه شركت کربن ایران، سعي شده تا اول، رعايت عدالت و عدم توجه به جايگاه سازماني پيشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسي پیشنهادها صورت پذيرد، دوم در عين حال كه زمينه مشاركت افراد را در راه‌حل‌يابي و مشكل‌يابي فراهم مي‌كند، اختيارات و مسئوليت مديريت‌ها به‌هيچ وجه تضعيف و يا مخدوش نشود. سوم شرايط را براي تشويق مادي و معنوي پيشنهاددهنده در قبال عرضه پيشنهاد سازنده فراهم كند و چهارم آنكه فضا و سيستمي در شركت ايجاد شود كه در آن امكان مشاركت براي تمامي كاركنان و ذي‌نفعان فراهم باشد.

ماده1- اهداف:

هدف از اجرای نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی بیان می‌کنند. چنانچه بخواهیم تصویری روشن‌تر از اهداف و منافع اجرای این نظام ارائه دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستند:

1- استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح شرکت

2- تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی

3- گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر

4- گسترش سطوح یادگیری سازمانی

5- بهره‌گیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیت‌های بهبود

6- شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق

7- همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی

8- استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه

9- مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها

10- آگاهی مدیریت از میزان توانایی‌های بالفعل و بالقوه کارکنان

11- ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسان‌ها از طریق ایجاد فضای مناسب برای بروز خلاقیت‌ها و استعدادهای آنان

12- بهبود کار سازمان، افزایش بهره‌وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات

13- تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل

14- ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان

15- افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسأله

16- اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی

17- اصلاح و بهبود مقررات، آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیم‌گیری

ماده2- الزامات:

واقعيت آن است كه اجراي اثر بخش نظام پيشنهادها در شركت در گرو رعايت الزاماتي است كه مجريان اين نظام در عمل بايد به آنها پايبند باشند. عوامل موثر در موفقيت نظام پيشنهادها را مي‌توان موارد زير ذكر كرد:

1- پشتيباني جدي مديريت ارشد شركت از نظام پيشنهادها

2- ثبات مديريت تا قبل از نهادينه شدن نظام پيشنهادها

3- تامین منابع مالی مناسب جهت حمایت از این طرح

4- تشكيل منظم جلسات شورای راهبری و کمیته بهبود مستمر

5- استفاده از تجربيات سازمان‌هاي موفق و مشاوران مطلع

6- به‌وجودآوردن ايمان و انگيزه دركاركنان و مديران سازمان براي ايجاد بهبود مستمر(فرهنگ سازی)

ماده3- تعاریف:

پیشنهاد: در این نظام به هرگونه راهکار، برنامه، ارائه طریق، روش بهبود، روش کاهش هزینه، تغییر مثبت و ... اطلاق می‌گردد که توسط هر سطح از ساختار سازمانی شرکت ارائه می‌گردد.

پیشنهاددهنده: ارائه‌کننده پیشنهاد است که به صورت فردی یا گروهی توسط کارکنان شرکت، پیمانکاران، مشاوران، تأمین‌کنندگان مواد اولیه، مشتریان و سایر ذی‌نفعان می‌باشد.

ماده4- محدوده کاربرد:

محدوده کاربرد نظام پیشنهادها عبارتست از کلیه واحدها و بخش‌های شرکت کربن ایران بر اساس ساختار در نظر گرفته شده. در نظام پیشنهادها کلیه كاركنان در هر زمينه‌اي در محدوده فعاليت‌هاي شركت مي‌توانند پيشنهاد ارائه كنند. مهمترين محورهایی که توصیه می‌شود در مورد آنها پیشنهاد داده شود عبارتند از:

- اصلاح محيط و شرايط كاري و ساختار مالی و روابط انساني

- ایجاد تحول در توسعه سهم بازار داخلی و خارجی و خدمات مورد نیاز

- بهبود روش انجام كار (افزایش تولید، کاهش هزینه‌ها، توسعه تکنولوژی سخت افزار و نرم افزار و...)

- خلاقيت و نوآوري در هر زمينه‌اي

- اصلاح قوانین، دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌ها

- اصلاح نظام حقوق و دستمزد و مسایل رفاهی کارکنان جهت کارایی بیشتر

- صرفه‌جويي در مواد، انرژي و ساير منابع و در نتیجه کاهش هزینه‌ها و قیمت تمام شده

- بهره‌برداری بهینه از تاسیسات، ماشین‌آلات و سایر امکانات

- بهینه‌سازی سفارش، انبار و حمل و نقل مواد و قطعات

- بهبود روش‌های اداری جهت تسهیل جریان امور و صزفه جویی در وقت و هزینه‌ها

- افزايش حسن اعتبار و مشتري مداري

- بهینه نمودن دریافت مطالبات شرکت از مشتریان

- افزایش انگیزه کاری کارکنان

- آموزش

- بهبود ايمني كار ( نگهداري تجهيزات، کاهش آلودگي‌ها و...)

- کاهش ضایعات

ماده5- انواع پیشنهاد:

الف) پیشنهادهای قابل قبول: پيشنهادهایي قابل قبول ارزيابي مي‌شوند كه علاوه بر قابليت اجرا در شركت، بهبود اقتصادي ايجاد كنند و به‌نحوي موجب تغيير مثبت فعاليت‌هاي فعلي گردند.

ب) پیشنهادهای غیرقابل قبول: هر طرحي در ارتباط با موضوع‌هاي مختلف شركت مي‌تواند پيشنهاد تلقي شود و قابل طرح باشد، به جز در موارد زير:

1- پیشنهادهای تکراری که قبلاً توسط دیگران ارائه شده باشد.

2- پیشنهادهایی که دقیقاً وظیفه فرد محسوب شده و برای ارائه همان امور به خدمت شرکت در آمده است.

3- شکایات

4- بیان تجربیات قبلی شرکت

5- پیشنهادهایی که خارج از مأموریت و فلسفه وجودی شرکت باشد

6- پیشنهادهای مبهم

7- پیشنهادهایی که مستقیماً از طرح‌های دیگران گرفته شده باشد

8- درخواست‌های شخصی

9- پیشنهادهایی که قبلاً در دستور کار شرکت قرار گرفته باشد

10- پیشنهادهایی که صرفاً جنبه انتقاد داشته باشد و راه حل ارائه نگردیده باشد

11- پیشنهادهای هزینه‌بر (در حد زیاد)

12- پیشنهادهای مربوط به عزل و نصب کارکنان

ج) پیشنهادهای امتیازآور: پیشنهادهایی است که دارای شرایط زیر بوده و اجرای آنها منجر به موارد زیر گردد.

1- کامل بودن پیشنهاد

2- ارتباط با وظایف شغلی

3- بهبود کیفیت

4- افزایش ایمنی

5- کاهش ضایعات

6- گروهی بودن پیشنهاد

7- خلاقیت و نوآوری

8- وجدان کاری

9- بهره‌وری

10- صرفه‌جویی ارزی و ریالی

11- رضایت ارباب رجوع

ماده6- ارکان نظام:

باتوجه به ویژگی‌ها و ساختار سازمانی شرکت کربن ایران، سازمان اجرایی نظام پیشنهادها به شکل زیر تشکیل می‌گردد:

- شورای راهبری

- کمیته بهبود مستمر

- دبیرخانه

- گروه‌های تخصصی

ماده7- شورای راهبری:

شورای راهبری نظام پیشنهادها با مسئولیت سیاستگذاری در جهت دسترسی به اهداف نظام و با وظایف ذیل تشکیل می‌گردد:

1- اهداف و وظایف

تدوین، بازنگری و به روز کردن آیین‌نامه نظام پیشنهادها متناسب با ویژگی‌های سازمان

بررسی وضعیت عملکرد نظام پیشنهادها و پایش سیستم پس از استقرار

پایداری و بهبود مستمر نظام استقرار یافته نیاز به هدایت و راهبری آن دارد و شورای راهبری با انجام وظایف زیر در این راستا اقدام خواهد نمود:

بررسی فصلی روند اجرا و آگاهی از موانع و مشکلات و ارائه راهکارهای مناسب به‌منظور رفع آنها

نظارت بر فعالیت‌های کمیته بهبود مستمر

تعیین شاخص‌ها و نظارت بر انتخاب بهترین‌های نظام (بهترین پیشنهاد، پیشنهاددهنده، و ... )

تعیین امور مربوط به فرهنگ‌سازی شامل بهره‌گیری از ابزار مدیریت دیداری، برگزاری جشنواره‌ها و همایش‌های ترویج نظام و ...

ایجاد ارتباط بین استراتژی‌های کلان شرکت و نظام پیشنهادها با بهره‌گیری از فن ارائه بذر پیشنهاد

تصویب دستورالعمل مناسب برای کمیته ‌بهبود مستمر و گروه‌های تخصصی و ابلاغ به آنها

تائید یا رد پیشنهاهایی که هزینه اجرایی آنها از 15.000.000 ریال بیشتر باشد

تصمیم‌گیری در مورد پاداش پیشنهادهایی که بیش از 20 میلیون ريال صرفه اقتصادی ایجاد نموده‌اند

2- ترکیب و چگونگی انتخاب اعضاء شورای راهبری

ترکیب اعضای شورای راهبری در شرکت کربن ایران به‌شرح زیر می‌باشد:

مدیر عامل و مدیران شرکت

دبیر نظام

سایر افراد به تشخیص مدیرعامل

یک نفر از کارشناسان منتخب عضو کمیته بهبود مستمر

تبصره1- مدیرعامل ریاست شورای راهبری را بر عهده دارد.

تبصره2- جلسات شورا هر سه ماه یکبار تشکیل می‌شود.

ماده8- کمیته بهبود مستمر:

این کمیته وظایف بهبود فرآیندهای کاری از جمله تصمیم‌گیری در مورد نتیجه بررسی پیشنهادهای دریافتی و تعیین مسئولان و زمانبندی اجراء با پیگیری اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده، اعلام مسائل و مشکلات امور و حوزه‌های بهبودجویی جهت جذب پیشنهادهای مؤثر را به‌عهده دارد. همچنین تعیین و اعلام نیازهای آموزشی در زمینه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها جزو وظایف این کمیته قلمداد می‌شود. کمیته فوق تحت نظارت شورای راهبری فعالیت می‌کند و اعضاء آن عبارتند از:

رئیس کمیته: مدیر توسعه منابع انسانی و امور اداری

دبیر نظام: دبیر کمیته

از هر حوزه یک کارشناس به انتخاب کارکنان

مدیران شرکت متناسب با پیشنهاد مربوط

سرپرستان یا کارشناسان مرتبط با موضوعات پیشنهادها بنا به پیشنهاد دبیر نظام و تائید رئیس کمیته

تبصره1- جلسات کمیته حداقل هرماه یکبار تشکیل می‌گردد.

تبصره2- در صورتیکه تعداد پیشنهادهای واصله بیش از 10 مورد باشد جلسات فوق‌العاده بنا به نظر رئیس کمیته تشکیل می‌گردد.

تبصره3- جلسات کمیته با حضور حداقل دو سوم نفر از اعضاء رسمیت می‌یابد و تصمیمات کمیته با رأی حداقل اکثریت نفر از اعضا (اصلی و میهمان) قابل اجراست.

ماده 9- دبیرخانه:

دبیرخانه و دبیر نظام پیشنهادها تحت نظارت شورای راهبری و کمیته بهبود مستمر مسئولیت پیگیری و اجرای مصوبات شورای راهبری و کمیته بهبود مستمر، گزارش‌دهی نظام پیشنهادها، شناسایی مشکلات سیستم و اقدام برای رفع آن و برنامه‌ریزی و اجرای برنامه های آموزشی و تشکیل گردهمایی نظام پیشنهادها را برعهده دارند، همچنین دبیر نظام پیشنهادها هر ماهه لیست پاداش‌های نظام را تهیه و آماده پرداخت می‌نماید.

تفصیل وظایف ایشان به شرح زیر می‌باشد:

الف) وظایف مربوط به بررسی پیشنهادهای دریافتی

توزیع و جمع‌آوری پیشنهادها

دریافت و ثبت پیشنهادهای ارائه شده و ارائه رسید به پیشنهاددهنده

ارجاع پیشنهادها به کارشناس یا گروه کارشناسان ذیربط جهت بررسی و اظهارنظر کارشناسی اولیه

تشکیل جلسه کمیته بهبود مستمر هر ماه یکبار جهت بررسی پیشنهادها و تعیین نتیجه بررسی پس از طرح نظر کارشناسی اولیه

ثبت صورتجلسات کمیته بهبود مستمر در دبیرخانه نظام پیشنهادها

اعلام نتیجه بررسی پیشنهادها به کمیته بهبود مستمر حداکثر ظرف مهلت 30 روز از تاریخ ارائه پیشنهاد

پیگیری اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده

تکمیل فرم گزارش اجرای پیشنهاد پس از اجراء و ارائه آن به کمیته بهبود مستمر

ب) وظایف مربوط به آموزش، فرهنگ‌سازی و ترویج

تشویق و دعوت مستمر همکاران به مشارکت در نظام پیشنهادها

تهیه جدول رتبه‌بندی عملکرد مشارکت کارکنان واحد ذیربط و ارائه آن به مدیر امور

اداره تابلو نظام مشارکت کارکنان شامل: تهیه و نصب پوستر و شعار و اعلانات: نصب جدول مشارکت کارکنان و ...

اطلاع‌رسانی در مورد موضوعات اعلام شده (بذر پیشنهاد) جهت ارائه پیشنهاد توسط کارکنان

گردآوری منابع علمی و تجربیات سایر شرکت‌های موفق در اجرای نظام پیشنهادها و تشکیل بانک اطلاعاتی

مقایسه تطبیقی میان نسبت‌ها و شاخص‌های مدیریت نظام پیشنهادها مانند سرانه پیشنهادها با معیار صنعت و با میانگین در کشور، پیشنهادهای اجرا شده به ارائه شده و ... و اعلان آنها به دیگر ارکان.

ماده 10- گروه‌های تخصصی:

الف) اعضاء:

اعضاء این گروه‌ها توسط دبیرخانه و متناسب با هر پیشنهاد تعیین می‌گردند که متشکل از حداقل 3 نفر از کارشناسان یا مدیران یا سرپرستان در آن زمینه به ریاست یکی از آنها می‌باشد که در زمان تعیین مشخص می‌شود.

ب) شرح وظایف:

1- بررسی پیشنهاد ارجاع شده و اعلام نتیجه از لحاظ اجرایی بودن، مقرون به صرفه بودن اجرای آن (مشخص نمودن قابل قبول بودن یا رد پیشنهاد)

2- برآورد اثر طرح در کاهش هزینه، کاهش زمان اجرای فرآیند، بهبود روش‌ها و ... در مقایسه با وضعیت موجود.

3- تعیین امتیاز طرح و امتیاز افراد مشارکت کننده در اجرای طرح

4- تهیه گزارش کامل و جامع از نحوه بررسی پیشنهاد و ارائه نتیجه آن به دبیرخانه کمیته بهبود مستمر

5- سایر مواردی که از سوی کمیته بهبود مستمر ارجاع می‌شود.

تبصره1- به سبب مشارکت اعضا این گروه‌ها، متناسب با حجم و نوع بررسی پیشنهاد پاداش در نظرگرفته می‌شود.

تبصره2- در صورت صلاحدید شورای راهبری و به منظور اطمینان از توجیه اقتصادی پیشنهاد، می‌توان از مشاورین و متخصصین خارج از سازمان بهره گرفت.

ماده 11- روش اجرایی نظام پیشنهاد

بلی

خیر

بلی

خیر

خیر

بلی

بلی

پاسخ مناسب به پیشنهاد دهنده همراه با ذکر دلیل

A

آيا پيشنهاد قابل قبول است ؟

آیا بار مالی اجرای پیشنهاد فراتر از اختیارات کمیته بهبود مستمر است؟

ارجاع به شورای راهبری

آیا پیشنهاد قابل قبول است؟

اجراي پيشنهاد

صدور دستور اجرا به مجري يا مجريان    پيشنهاد

ارزيابي نهايي و تعيين مجري پيشنهاد

انعكاس نتايج اجراي پيشنهاد

پايان

صدور دستور جهت اعطاي پاداش به پيشنهاد دهنده و مجريان طرح

پاسخ مناسب به پیشنهاد دهنده همراه با ذکر دلیل

پیشنهاددهنده‌ها پیشنهاد خودرا در فرم ارائه پیشنهاد درج و به دبیرخانه ارائه می‌نمایند. دبیرخانه پس از دریافت پیشنهاد و ثبت آن و درج شماره و زمان دریافت (ساعت/ روز/ ماه/ سال) سه نسخه از آن تکثیر کرده و نسخه اول را جهت بررسی به گروه تخصصی ذیربط ارسال و نسخه دوم را جهت اطلاع بایگانی و نسخه سوم را به‌عنوان رسید به پیشنهاددهنده می‌دهند.

تبصره1- برای کارکنان شرکت، دفترچه‌های حاوی فرم ارائه پیشنهاد ارسال می‌گردد تا پیشنهادها خود را در آنها بنویسند.

تبصره2- برای، مشتریان، تأمین‌کنندگان و پیمانکاران نیز دفترچه مورد نظر ارسال می‌شود تا پیشنهادها این گروه نیز جمع‌آوری گردد.

تبصره3- چنانچه پیشنهادی تکمیل کننده پیشنهادهای ارایه شده قبلی باشد، به‌عنوان پیشنهاد جدید پذیرفته می‌شود.

تبصره4- در صورتیکه اجرای پیشنهاد فوریت داشته باشد و فرصت کافی برای طی زمان ثبت و بررسی پیشنهاد نباشد، پیشنهاددهنده می‌تواند با هماهنگی مدیر مربوط پیشنهاد را اجرا کند و سپس در فرصت مقتضی گزارش پیشرفت کار را به کمیته بهبود مستمر ارسال دارد.

11-3) چگونگی بررسی پیشنهاد و اعلام نتیجه آن توسط کمیته بهبود مستمر

به دليل اينكه تمام اطلاعات مربوط به نظام پيشنهادها در دبيرخانه متمركز است و كليه پيشنهادها در مرحله اول به دبيرخانه ارسال مي‌شوند، مي‌توان ارزيابي اوليه‌اي از پيشنهاد انجام داد. ارزيابي اوليه از انجام بسياري از دوباره‌كاري‌ها جلوگيري مي‌كند. پيشنهادي در مرحله ارزيابي اوليه رد مي‌شود كه يكي از معيارهاي پيشنهادهاي غير قابل قبول شامل آن شود و در غير اين صورت بايد در گروه تخصصی مطرح و بررسي گردد.

تبصره : هنگامي كه پيشنهادي در مرحله اول ارزيابي و يا مراحل بعدي و طبق نظر كميته، رد شود بايد دلايل رد پيشنهاد به‌طور كامل و در صورت لزوم با ارائه توضيحات كافي به پيشنهاد دهنده اطلاع داده شود.

دبیر نظام پس از دریافت پیشنهاد از همکاران و پس از تشخیص ارجاع آن به گروه تخصصی ذیربط، آن را ارسال می‌کند. نتایج بررسی گروه تخصصی بررسی‌کننده در فرم بررسی پیشنهادها ثبت می‌گردد. مرجع نهایی تصویب کننده پیشنهاد با توجه به جدول شماره (1) مشخص می‌گردد:

جدول شماره 1- مرجع تائیدکننده پیشنهاد

تبصره1- برای پیشنهادهایی که قابل قبول اعلام شده است عواملی که در قسمت پاداش دهی به پیشنهادها مطرح گردیده است محاسبه می‌شود و چنانچه کمیته بهبود مستمر یا سایر مراجع رسیدگی، پیشنهاد را غیرقابل قبول بشناسند دبیرنظام پیشنهادها کپی فرم بررسی پیشنهادها را به همراه تقدیرنامه به امضاء رئیس کمیته بهبود مستمر برای پیشنهاددهنده ارسال می‌نماید.

تبصره2- چنانچه پیشنهاددهنده در مورد نتیجه بررسی پیشنهاد اعتراض داشته باشد، فرم اعتراض را تکمیل و به دبیرخانه نظام ارائه می‌نماید. دبیرخانه نظام پیشنهادها اعتراض را جهت بررسی مجدد به کمیته بهبود مستمر ارجاع می‌نماید. بررسی مجدد باید با حضور پیشنهاددهنده انجام شود.

تبصره3- چنانچه موضوع پیشنهاد به‌دلیل فراواحدی و کلان بودن خارج از حیطه اختیارات آن واحد باشد در مورد اجرا، به تشخیص کمیته بهبود مستمر به واحدهای مربوط ارجاع خواهد شد.

11-4) چگونگی اجرای پیشنهادها

کمیته بهبود مستمر، پیشنهاد مصوب را جهت اجرا به واحد زیربط ابلاغ می‌نماید. مدیر آن واحد میبایستی مسئول و برنامه زمانبندی اجرای پیشنهاد را تعیین نماید. پس از اجرا نتایج در فرم گزارش اجرا درج خواهد شد. این فرم‌ها اصلی‌ترین سند توفیق واحد اجراکننده و کل نظام پیشنهادها به‌شمار می‌رود. به‌منظور اینکه سیستم پیشنهادها به وظیفه خود به عنوان ابزار پیشگیری از مشکلات عمل نماید در مورد پیشنهادهایی که راه‌حلی را در زمینه تغییر روش انجام کار ارائه کرده باشند که مورد پذیرش واقع شده باشد، کمیته بهبود مستمر با همکاری واحدهای مرتبط، امر تغییر رویه، دستورالعمل و یا شیوه انجام فعالیت‌ها را مدون و به واحدهای ذیربط ابلاغ خواهد کرد.

تبصره: در طی مراحل اجرا گزارش‌های مقطعی از نحوه اجرا به دبیرخانه و سپس به کمیته بهبود مستمر منعکس می‌شود و در خصوص ادامه یا توقف اجرای پیشنهاد در کمیته بهبود مستمر تصمیم‌گیری خواهد شد.

ماده12- ارزیابی و امتیازدهی به پیشنهادهای پذیرفته شده

جدول شماره 2- ارزیابی و امتیازدهی به پیشنهادها

2-1- چگونگی تهیه و ارائه پیشنهاد

2-2- قابلیت اجرایی

2-3- وجود ابتکار و نوآوری

2-4- نوع پیشنهاد از نظر فردی یا گروهی بودن

2-5- دامنه شمول پیشنهاد

2-6- پیش بینی میزان تأثیر پیشنهاد

2-7- میزان استقبال از پیشنهاد

ماده13- تعیین پاداش

پاداش‌ها بر طبق جدول تعیین پاداش پیشنهاد ( جدول شماره 3 ) تعیین و به شرح زیر پرداخت می‌گردد:

جدول شماره3- تعیین پاداش پیشنهاد

60% پاداش پیشنهاددهنده پس از تصویب و مابقی آن پس از اجرای پیشنهاد به وی پرداخت می‌گردد. پرداخت پاداش اجرا (40% باقیمانده ) پس از اجرا و تکمیل فرم گزارش اجرای پیشنهاد و ارائه آن به دبیرخانه توسط دبیرکل درخواست خواهد شد. فرم گزارش اجرا توسط مدیر واحد مجری پیشنهاد تکمیل و ارائه می‌شود.

پیشنهادهایی که صرفه ریالی ناشی از اجرای آنها قابل محاسبه و در یکسال بیش از بیست میلیون ریال باشد و یا پیشنهادهای کیفی دارای تأثیر خیلی زیاد پس از تکمیل مدارک لازم توسط دبیر نظام پیشنهادها به‌عنوان پیشنهاد ویژه جهت تصمیم‌گیری پاداش در جلسه شورای راهبری طرح می‌گردند. پاداش این پیشنهادها به میزان 10% صرفه اجرای پیشنهاد در سال اول اجرا و تا سقف 5/7 میلیون ريال برای پیشنهادهای فردی و 10 میلیون ریال برای پیشنهادهای گروهی توسط شورای راهبری تعیین و با امضاء مدیریت عامل برای پرداخت به مدیریت مالی ارجاع خواهد گردید. البته در مورد این پیشنهادها نیز 60% پاداش پس از کسب تأییدها و مصوبه های اجرا و طرح پیشنهاد در شورای راهبری پرداخت شده و 40% باقیمانده پس از تحقق صرفه جویی و تأیید واحد مربوطه مبنی بر اجرا و ایجاد صرفه پرداخت می‌گردد.

به‌منظور افزایش انگیزه مشارکت در کارکنان، به پیشنهاددهندگانی که سه پیشنهاد ارائه کرده باشند به ازای هر سال، یکبار هدیه‌ای از سوی دبیر نظام پیشنهادها اهدا خواهدگردید.

به پیشنهادهای مشابهی که در پاسخ به بذر پیشنهاد در مهلت تعیین شده ارائه می‌شوند، هدایایی تعلق خواهد گرفت.

تبصره: تعیین نوع و میزان هدایای غیرنقدی به‌عهده کمیته بهبود مستمر است.

تعیین برترین‌های نظام بر اساس شاخص‌های کمیت و کیفیت در فرم گزارش اجرای پیشنهاد، متوسط زمان بررسی، نرخ مشارکت کارکنان امور در ارایه پیشنهاد و نسبت پیشنهادهای اجرا شده به کل پیشنهادها، و بر طبق جدول شماره 4 توسط شورای راهبری تعیین شده و بر اساس میزان پاداش تصویبی مندرج در آن جدول مشمول دریافت پاداش خواهند شد.

لیست پاداش‌ها ماهانه توسط دبیرخانه نظام پیشنهادها تهیه و با تأیید رئیس کمیته بهبود مستمر به امور مالی جهت پرداخت ابلاغ می‌گردد.

به ازای هر 5 پیشنهاد مصوب، با اعلام دبیرخانه نظام پیشنهادها و تصویب کمیته بهبود مستمر حکم تشویق با درج در پرونده برای پیشنهاددهنده صادر می‌گردد.

جدول شماره 4- برترین ها

تبصره1 : در هر سال چهار مورد فصلی و یک مورد سالانه انتخاب برترین‌ها صورت می‌گیرد.

تبصره2 : به هر پیشنهاد مصوبی که مربوط به مشکلات اعلام شده شرکت ( بذر پیشنهاد ) باشد، 10 امتیاز علاوه بر امتیازات جدول شماره 4 تعلق می گیرد.

ماده14- چگونگی شماره‌دهی به مکاتبات نظام پیشنهادها و گردش کار

در مکاتبات نظام پیشنهادها از کدی به‌صورت زیر استفاده می‌شود:

شماره پیشنهاد/ کد رکن /کد واحد

در این روش شماره‌دهی، کد واحدها به شرح زیر می‌باشد:

کد واحد مدیریت: 1

کد واحد بازرگانی و فروش: 2

کد واحد مالی و امور سهام: 3

کد واحد توسعه منابع انسانی و امور اداری: 4

کد واحد کارخانه: 5

همچنین کد ارکان نظام عبارتند از:

دبیرخانه: 1

گروه‌های تخصصی: 2

کمیته بهبود مستمر: 3

شورای راهبری: 4

ماده15- محاسبه شاخص‌های عملکرد نظام پیشنهادها

به‌منظور انجام بهبود مستمر در اجراي نظام پيشنهادها ،محاسبه شاخص‌هاي سالانه عملكرد نظام پيشنهادها ضروري است؛ لذا توصيه مي‌شود براي هر سال شاخص‌هاي زير محاسبه و با يكديگر مقايسه شوند.

تبصره: مي‌توان شاخص هاي عملكرد را در مقاطع زماني كوتاهتر ( سه ماهه يا شش ماهه) محاسبه كرد.

1- شاخص نفر - پيشنهاد در سال

اين شاخص با نسبت تعداد پيشنهادهاي ارائه شده در يك سال به تعداد كل كاركنان تعريف مي‌شود.

2- شاخص كيفيت پيشنهادها

اين شاخص با درصد پيشنهادهاي تصويب شده به بررسي شده در سال تعريف مي‌شود.

3- شاخص اجراي پيشنهادها

اين شاخص با درصد پيشنهادهاي اجرا شده به پيشنهادهاي تصويب شده تعريف مي‌گردد كه بايد هر سال افزايش يابد.

4- شاخص مشاركت همكاران

اين شاخص با درصد تعداد كاركناني كه ظرف يك سال حداقل يك پيشنهاد ارائه نموده‌اند به كل تعداد كاركنان تعريف مي‌شود.

5- شاخص پيشنهادهاي گروهي

اين شاخص با نسبت تعداد پيشنهادهاي گروهي ارائه شده به كل پيشنهادهاي ارائه شده در سال تعريف مي‌شود.

سایر موارد:

- دبیرخانه به‌صورت فصلی اقدام به اخذ نظرات کارکنان و ذی‌نفعان در مورد نظام می‌نماید و نسبت به برگزاری گردهمايي سالانه همكاران براي بحث و تبادل نظر پيرامون نظام پيشنهادها و تشويق آنان در امر ارائه پيشنهاد و گفت و شنود مسائل و مشكلات مربوط به اجراي نظام در شركت اقدام می‌کند.

- احتمالاً برخي از پيشنهادها نقاط ضعفي را مطرح مي‌كنند كه علت اصلي به‌وجود آمدن آنها بي‌توجهي مديران و سرپرستان بوده است؛ بنابراين كميته بهبود مستمر بايد به گونه‌اي با اين طرح‌ها برخورد كند كه اين نقاط ضعف موجب سركوبي مديران نشود.

- در واحدهاي ستادي برخلاف واحدهای صفی و اجرایی فرآيندها و محصولات روئيت نمي‌شوند؛ به اين دليل ممكن است تصور شود چيزي براي اصلاح يا پيشنهادهاي كاركنان وجود ندارد، كه البته اين تصور صحيح نيست و كميته نظام پيشنهادها مي‌بايست اصطلاحاً با بذرپاشي براي پيشنهادها، زمينه‌ها و موضوع‌هايي كه مي‌توان در راستاي آنها پيشنهاد ارائه نمود، معرفي كنند.

- احتمالاً در ابتداي اجراي طرح نظام پيشنهادها، تعداد پيشنهادهاي ارائه شده اندك خواهد بود، كه اين مشكل با گذشت زمان و استقرار سيستم در شركت مرتفع خواهد شد؛ البته مي‌توان در ابتدا سطحي كيفي پائين‌تري براي پيشنهادها در نظر گرفت تا كميت آنها افزايش يابد و سپس به مرور زمان سطح كيفي را ارتقا داد.

- این آیین‌نامه در 15 ماده و 20 تبصره تهیه شده است.